Définition
La relance client est le processus organisé pour contacter un client au sujet de factures impayées à l'échéance, par une série de rappels de plus en plus fermes : un rappel courtois peu après la date d'échéance, des relances plus directes, puis une mise en demeure. Les relances automatiques par e-mail sont une fonction standard des logiciels de facturation.
Aussi appelé : Relances de paiement, Relance des impayés, Relance de facture, Dunning
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Une bonne séquence de relance est prévisible et polie. Chaque message rappelle le numéro de facture, le montant et la date d'échéance, joint la facture et facilite le paiement avec un lien de paiement ou l'IBAN. L'escalade doit suivre une procédure écrite, pas l'humeur du moment.
En France, entre professionnels, les pénalités de retard et l'indemnité forfaitaire de 40 euros pour frais de recouvrement sont dues dès le lendemain de l'échéance, sans qu'un rappel soit nécessaire. La relance reste utile pour obtenir le paiement, et la mise en demeure par lettre recommandée prépare une éventuelle action en justice.
En Belgique, la loi sur les retards de paiement dans les transactions commerciales prévoit aussi des intérêts de retard et une indemnité forfaitaire de 40 euros entre entreprises. Au Québec, un avis de retard puis une mise en demeure écrite précèdent généralement le recours aux petites créances.
Questions fréquentes
Combien de relances faut-il envoyer ?
Trois est un rythme courant : quelques jours après l'échéance, vers deux semaines de retard, puis vers 30 jours. Ensuite, un appel ou une mise en demeure par lettre recommandée est généralement plus efficace qu'un nouvel e-mail.
Faut-il relancer avant d'appliquer des pénalités de retard ?
Pas en France entre professionnels : les pénalités sont exigibles sans rappel, à condition que leurs conditions figurent sur vos factures et vos conditions générales. En pratique, les mentionner dans la relance incite souvent le client à régler rapidement.
Termes associés
- Facture impayée Une facture impayée est une facture qui n'a pas été réglée à sa date d'échéance.
- Pénalités de retard Les pénalités de retard sont des intérêts dus par le client qui paie une facture après l'échéance, calculés sur la somme restant due pour chaque jour de retard.
- Recouvrement de créances Le recouvrement de créances est l'étape qui consiste à obtenir le paiement d'une facture impayée lorsque les relances habituelles ont échoué, par une mise en demeure, une société de recouvrement, un commissaire de justice ou une procédure judiciaire comme l'injonction de payer.
- Balance âgée La balance âgée est un tableau qui classe les factures clients impayées par ancienneté, de « non échu » à « plus de 90 jours de retard ».
- Paiement échelonné Le paiement échelonné est un mode de règlement où une même facture ou un même achat est payé en plusieurs versements à des dates fixées à l'avance.
- Indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement L'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement est une somme fixe de 40 euros que tout client professionnel doit de plein droit à son fournisseur pour chaque facture payée après la date d'échéance.
- Délais de paiement légaux Les délais de paiement légaux sont les plafonds fixés par le Code de commerce pour les factures entre professionnels en France : 60 jours à compter de la date d'émission de la facture, ou 45 jours fin de mois si le contrat le prévoit expressément.
Cette page est fournie à titre informatif uniquement et ne constitue pas un conseil juridique, fiscal ou financier. Les règles évoluent et varient selon le lieu : consultez un avocat ou un comptable qualifié pour votre situation.