Définition
Le rapprochement à trois voies est un contrôle du service fournisseurs qui compare le bon de commande, le bon de réception et la facture du fournisseur avant de payer. Quantités, prix et conditions doivent concorder sur les trois documents. En cas d'écart, la facture est bloquée jusqu'à sa résolution, ce qui évite de payer trop ou de payer des biens non livrés.
Aussi appelé : Rapprochement commande-réception-facture, Contrôle à trois voies, Rapprochement à deux voies, Three-way match
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Les grandes entreprises automatisent souvent ce contrôle dans leur logiciel. Si votre facture ne rappelle pas le numéro de commande, utilise un autre prix unitaire ou une autre unité, ou facture plus d'articles que le magasin n'en a réceptionnés, elle sera mise en attente, souvent sans que personne ne vous prévienne.
Pour être payé à temps, reprenez exactement le numéro de commande, les libellés, les unités et les prix du bon de commande, et ne facturez que ce qui a été livré. Si la commande a changé, demandez au client de la modifier avant de facturer.
Le rapprochement à deux voies compare seulement la commande et la facture. Il est courant pour les prestations de services, faute de réception physique à enregistrer.
Exemple
Une commande porte sur 100 cartons à 12 euros HT. L'entrepôt du client, près de Nantes, en réceptionne 96, et le fournisseur en facture 100. Le contrôle échoue : le client ne paie les 96 cartons qu'après réception d'un avoir pour les 4 cartons manquants.
Questions fréquentes
Pourquoi ma facture est-elle bloquée dans le circuit de validation du client ?
Souvent parce qu'elle ne correspond pas à la commande ou à la réception. Vérifiez le numéro de commande, les quantités, les prix unitaires et la TVA, puis demandez au service fournisseurs quel contrôle a échoué.
Les factures de services passent-elles par un rapprochement à trois voies ?
En général, il s'agit d'un rapprochement à deux voies avec la commande, parfois complété par la validation d'un responsable ou par un relevé de temps approuvé qui joue le rôle de bon de réception.
Termes associés
- Bon de commande Un bon de commande est le document par lequel un acheteur commande formellement des biens ou des services à un fournisseur.
- Numéro de bon de commande Le numéro de bon de commande est l'identifiant unique du bon de commande qu'un acheteur émet avant un achat.
- Bordereau de colisage Un bordereau de colisage est un document joint à un envoi qui liste les articles et les quantités contenus dans chaque colis.
- Bon de livraison Un bon de livraison est un document qui accompagne une livraison de marchandises et indique les articles et quantités remis au client.
- Dettes fournisseurs Les dettes fournisseurs sont les sommes qu'une entreprise doit à ses fournisseurs pour des biens ou des services reçus mais pas encore payés.
- Validation des factures La validation des factures est le processus par lequel un client vérifie et autorise la facture d'un fournisseur avant de la mettre en paiement, souvent appelé bon à payer ou BAP.
Cette page est fournie à titre informatif uniquement et ne constitue pas un conseil juridique, fiscal ou financier. Les règles évoluent et varient selon le lieu : consultez un avocat ou un comptable qualifié pour votre situation.