Definición
Una factura es el documento que un vendedor emite al comprador para dejar constancia de una venta de bienes o servicios y solicitar su pago. Indica quién vende y quién compra, qué se entregó, cantidades, precios, impuestos como el IVA, el total y un número único. En México y en buena parte de Latinoamérica, la factura con validez fiscal es electrónica y la valida la autoridad tributaria.
También llamado: Invoice, Factura electrónica, Comprobante fiscal
Factura en la práctica
La factura cumple tres funciones a la vez: le dice al cliente cuánto pagar y cuándo, deja un registro legal de la operación para ambas partes y alimenta tu contabilidad y tus declaraciones de impuestos.
En México, la factura con efectos fiscales es el CFDI: lo generas en un sistema de facturación, un PAC lo certifica (lo timbra) y recibe un folio fiscal. Un PDF hecho a mano no le sirve a tu cliente para deducir el gasto. En Colombia, Chile, Perú y Argentina también es obligatoria la factura electrónica validada o autorizada por la autoridad (DIAN, SII, SUNAT o ARCA).
En España, el Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012) fija el contenido mínimo: número y serie, fecha, datos y NIF del emisor y del destinatario, descripción, base imponible, tipo de IVA y cuota. La factura electrónica obligatoria entre empresas y los requisitos de Verifactu para el software de facturación se están implantando de forma progresiva.
Ejemplo
Una diseñadora web de Guadalajara termina el rediseño de una página el 3 de marzo y emite un CFDI por $18,000 MXN más IVA ($20,880 MXN en total), con 15 días de plazo. Como el cobro será posterior, lo emite con método de pago PPD y, cuando el cliente paga el 18 de marzo, genera el complemento de pago.
Preguntas frecuentes
¿Es lo mismo una factura que un recibo?
No. La factura documenta la venta y los impuestos, y es la base para que el cliente deduzca el gasto. El recibo solo confirma que se recibió un pago. En México, por ejemplo, la factura válida es el CFDI; un recibo simple no tiene efectos fiscales.
¿Puedo emitir una factura antes de hacer el trabajo?
Sí, para anticipos. En España, el IVA de un anticipo se devenga al cobrarlo, así que debes emitir factura por ese importe. En México se emite un CFDI por el anticipo y después se aplica en la factura final. Si solo quieres informar el precio, usa una factura proforma.
Términos relacionados
- Factura proforma Una factura proforma es un documento previo a la venta que muestra los productos, precios y condiciones que tendrá la operación, sin valor fiscal ni contable.
- Recibo Un recibo es un documento que confirma que se ha recibido un pago.
- Cotización Una cotización es un documento que ofrece al cliente un precio cerrado por bienes o servicios concretos antes de empezar el trabajo.
- Número de factura El número de factura es el identificador único que se asigna a cada factura para poder rastrearla, citarla en los pagos y auditarla.
- Condiciones de pago Las condiciones de pago son las reglas de una factura que indican cuándo y cómo debe pagar el cliente.
- CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet) El CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet) es la factura electrónica obligatoria en México, un archivo XML que un proveedor de certificación autorizado (PAC) valida y timbra para que tenga validez fiscal.
- Factura simplificada Una factura simplificada es la factura con requisitos reducidos que en España sustituyó al antiguo ticket en ventas de poco importe y en ciertos sectores.
- IVA (Impuesto al Valor Agregado / sobre el Valor Añadido) El IVA es un impuesto al consumo que se cobra en cada etapa de la cadena comercial sobre el valor añadido, y es el principal impuesto indirecto en México, España y casi toda Latinoamérica.
Esta página es solo informativa y no constituye asesoría legal, fiscal ni financiera. Las normas cambian y varían según el lugar, así que consulta a un abogado o contador calificado sobre tu caso.