Definición
Una cotización es un documento que ofrece al cliente un precio cerrado por bienes o servicios concretos antes de empezar el trabajo. Una vez aceptada, el vendedor debe respetar ese precio salvo que cambie el alcance. Incluye el detalle de lo que se ofrece, el total con o sin IVA, el plazo de validez y las condiciones de pago.
También llamado: Quote, Oferta, Propuesta económica, Presupuesto cerrado
Cotización en la práctica
La cotización se diferencia del presupuesto aproximado en la certeza: como el precio es fijo, debe basarse en un alcance claro. Lo que quede fuera se gestiona con una orden de cambio, no rehaciendo la cotización. En España este documento suele llamarse presupuesto u oferta, y en México y buena parte de Latinoamérica, cotización.
Aceptar una cotización suele formar un contrato. Por eso conviene incluir condiciones sobre anticipo, calendario de pagos, plazos de entrega y qué pasa si el cliente cancela.
En México, las empresas grandes suelen pedir una cotización formal para generar su orden de compra, y después exigen que el CFDI coincida con lo cotizado.
Ejemplo
Un fotógrafo de Monterrey cotiza $25,000 MXN más IVA por la cobertura de una boda de seis horas, con validez de 15 días. La pareja acepta y él factura un anticipo de $8,000 MXN más IVA y el resto después del evento.
Preguntas frecuentes
¿Se puede cambiar una cotización ya aceptada?
Solo de mutuo acuerdo. Si el cliente pide trabajo adicional, emite una nueva cotización o una orden de cambio por ese alcance extra. Subir el precio del alcance original después de la aceptación suele ser un incumplimiento.
¿La cotización debe incluir IVA?
Indica siempre si los precios incluyen o no el IVA. A las empresas se les suele cotizar "más IVA"; a los consumidores, el precio final. En México y en España, los precios que se ofrecen al consumidor deben incluir los impuestos.
Términos relacionados
- Presupuesto Un presupuesto es un documento que le da al cliente el precio previsto de unos bienes o servicios antes de empezar el trabajo.
- Factura Una factura es el documento que un vendedor emite al comprador para dejar constancia de una venta de bienes o servicios y solicitar su pago.
- Factura proforma Una factura proforma es un documento previo a la venta que muestra los productos, precios y condiciones que tendrá la operación, sin valor fiscal ni contable.
- Alcance del trabajo El alcance del trabajo es la descripción por escrito de lo que incluye exactamente un proyecto: entregables, tareas, plazos, supuestos y exclusiones.
- Anticipo Un anticipo es un pago parcial que el cliente hace antes de que empiece el trabajo o se entreguen los bienes.
- Orden de cambio Una orden de cambio es un acuerdo documentado para modificar el alcance original del trabajo, incluido su efecto en el precio y los plazos.
Esta página es solo informativa y no constituye asesoría legal, fiscal ni financiera. Las normas cambian y varían según el lugar, así que consulta a un abogado o contador calificado sobre tu caso.