Définition
La piste d'audit fiable est un ensemble de contrôles documentés qui relient chaque facture à la vente ou à la prestation qui la justifie. En France, c'est l'un des moyens prévus par le Code général des impôts pour garantir l'authenticité de l'origine, l'intégrité du contenu et la lisibilité des factures, sur papier comme en format électronique.
Aussi appelé : Piste d'audit, PAF, Historique des modifications, Audit trail
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Concrètement, il faut pouvoir reconstituer le parcours d'une opération, dans les deux sens : devis ou commande, bon de livraison ou validation de la prestation, facture, écriture comptable, encaissement. Les autres moyens admis sont la signature ou le cachet électronique qualifiés et l'échange de données informatisé (EDI) ; sans l'un d'eux, la piste d'audit fiable est indispensable.
La même exigence découle de la directive européenne sur la TVA et s'applique aussi en Belgique. Au Québec, la notion n'existe pas sous ce nom, mais Revenu Québec exige des registres et pièces justificatives conservés en principe six ans.
Au quotidien, un outil de facturation qui journalise chaque création, modification, envoi et paiement, et qui annule par avoir au lieu de supprimer, facilite grandement cette preuve. Une facture émise ne doit jamais être effacée : la numérotation doit rester continue.
Questions fréquentes
Pourquoi ne jamais supprimer une facture émise ?
Supprimer une facture casse la numérotation chronologique continue et la piste d'audit, ce qui pose problème en cas de contrôle fiscal. Pour annuler une facture, émettez un avoir qui y fait référence : l'historique reste visible.
Une petite entreprise doit-elle documenter sa piste d'audit fiable ?
Oui, si elle n'utilise ni la signature électronique qualifiée ni l'EDI. Une documentation simple suffit : description du circuit de facturation, des contrôles réalisés et des pièces conservées. L'administration peut la demander lors d'un contrôle.
Termes associés
- Facture annulée Une facture annulée est une facture émise qui ne vaut plus demande de paiement, mais qui reste conservée en comptabilité avec son numéro.
- Écriture comptable Une écriture comptable est l'enregistrement d'une opération dans les livres d'une entreprise, avec sa date, les comptes concernés, les montants au débit et au crédit et un libellé.
- Numéro de facture Un numéro de facture est l'identifiant unique attribué à chaque facture pour la suivre, la citer dans les paiements et la retrouver lors d'un contrôle.
- Rapprochement bancaire Le rapprochement bancaire consiste à vérifier que vos relevés bancaires concordent avec votre comptabilité et vos factures.
- Signature électronique La signature électronique est un procédé qui identifie la personne qui émet, approuve ou accepte un document numérique, comme un devis, un contrat ou une facture, et marque son consentement.
- Mentions obligatoires sur une facture Les mentions obligatoires sont les informations qu'une facture doit comporter en France pour être conforme au Code de commerce et au Code général des impôts.
- FEC (fichier des écritures comptables) Le fichier des écritures comptables (FEC) est l'export normalisé de toutes les écritures d'un exercice, au format exigé par l'administration fiscale française.
Cette page est fournie à titre informatif uniquement et ne constitue pas un conseil juridique, fiscal ou financier. Les règles évoluent et varient selon le lieu : consultez un avocat ou un comptable qualifié pour votre situation.