Definición
Una disputa de factura es un desacuerdo en el que el cliente se niega a pagar toda o parte de una factura porque cree que es incorrecta, por ejemplo por errores de precio, cargos no aprobados, trabajo incompleto o problemas de calidad. Las facturas en disputa suelen quedar retenidas hasta resolver el problema, lo que retrasa el pago del importe completo.
También llamado: Factura en disputa, Reclamación de factura, Factura impugnada, Invoice dispute
Disputa de factura en la práctica
Responde rápido y por escrito. Pregunta al cliente qué conceptos discute y por qué, y compara la factura con el presupuesto, el contrato, las órdenes de cambio y los comprobantes de entrega. Muchas disputas resultan ser errores simples o datos que faltan.
Si solo se discute una parte, pide que pague ahora lo no discutido. Corrige el importe acordado sin editar la factura original: en España con una factura rectificativa, en México con un CFDI de egreso (nota de crédito) o cancelando y sustituyendo el CFDI, y en otros países con una nota de crédito.
Evita disputas acordando por escrito el alcance, los precios y los cambios antes de trabajar, y enviando facturas claras y detalladas que hagan referencia a esas aprobaciones.
Ejemplo
Una clienta de Monterrey discute 6000 MXN de una factura de 42 000 MXN por revisiones extra. El diseñador muestra la orden de cambio firmada por 4000 MXN de ese trabajo, acepta quitar los 2000 MXN restantes y emite un CFDI de egreso por 2000 MXN. La clienta paga 40 000 MXN.
Preguntas frecuentes
¿El cliente debe pagar la parte no discutida?
En general debería, y muchos contratos lo exigen. Pide por escrito el pago del importe no discutido mientras se resuelve el resto, y emite la corrección solo por la parte acordada.
¿Qué hago si la disputa no se resuelve?
Considera una mediación y, para importes mayores, la vía judicial: en España un proceso monitorio o un juicio verbal, y en México la vía mercantil. Guarda el contrato, las aprobaciones y toda la correspondencia.
Términos relacionados
- Nota de crédito Una nota de crédito es un documento que el vendedor emite para reducir o anular el importe de una factura ya emitida, por devoluciones, descuentos posteriores, bonificaciones o errores de cobro.
- Orden de cambio Una orden de cambio es un acuerdo documentado para modificar el alcance original del trabajo, incluido su efecto en el precio y los plazos.
- Contracargo Un contracargo es la reversión de un pago con tarjeta que inicia el banco del titular después de que el cliente disputa el cargo.
- Cobranza La cobranza es la etapa en la que se persigue una factura impagada después de que los recordatorios normales han fallado, mediante un requerimiento formal, una agencia de recobro o una acción judicial.
- Factura detallada Una factura detallada es una factura que muestra cada producto, servicio o cargo en su propia línea, con descripción, cantidad, precio unitario e importe, en lugar de un único total global.
- Factura rectificativa Una factura rectificativa es la factura que se emite en España para corregir o anular una factura ya expedida, por errores, devoluciones, descuentos posteriores u otras causas que modifican la base imponible.
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