Definición
Las cuentas por pagar son el total que una empresa debe a sus proveedores por bienes y servicios recibidos que todavía no ha pagado. Son un pasivo corriente. Vistas desde el proveedor, el departamento de cuentas por pagar del cliente es el equipo que revisa, aprueba y programa el pago de tus facturas, así que conocer su proceso te ayuda a cobrar a tiempo.
También llamado: Proveedores, Acreedores, Accounts payable, AP
Cuentas por pagar en la práctica
En España se registran en la cuenta 400 Proveedores o en la 410 Acreedores por prestaciones de servicios; en México, en Proveedores o Acreedores diversos. Las empresas grandes suelen pagar en fechas fijas, por ejemplo una o dos veces al mes, y solo pagan facturas que han superado su revisión interna.
En México, el área de cuentas por pagar rechaza un CFDI si el RFC, el régimen fiscal, el código postal del receptor, el uso de CFDI o el método de pago (PUE o PPD) no coinciden con lo que espera. En España son motivos habituales la falta del NIF, un número de pedido ausente o un desglose de IVA incorrecto; con la Administración pública, además, la factura electrónica debe llevar los códigos DIR3 del órgano destinatario.
En España, la Ley de morosidad fija un plazo de pago entre empresas de 30 días por defecto, ampliable por acuerdo hasta un máximo de 60 días.
Preguntas frecuentes
¿Por qué cuentas por pagar rechaza mis facturas?
Por falta del número de orden de compra, importes que no cuadran con el pedido, datos fiscales del receptor incorrectos, una razón social distinta o un envío a la dirección equivocada. En México, un CFDI con uso o régimen fiscal erróneo suele tener que cancelarse y emitirse de nuevo.
¿Cuándo paga normalmente una empresa grande?
En sus días de pago programados, una vez aprobada la factura. Pregunta al darte de alta como proveedor cuál es el calendario, qué datos exigen y a quién enviar la factura; así evitas que se quede retenida un ciclo entero.
Términos relacionados
- Cuentas por cobrar Las cuentas por cobrar son el dinero que tus clientes te deben por facturas ya emitidas que todavía no han pagado.
- Orden de compra Una orden de compra es el documento con el que un comprador pide formalmente a un proveedor bienes o servicios con precios, cantidades y fechas acordados.
- Número de orden de compra El número de orden de compra es el identificador único de la orden que emite el comprador antes de una compra.
- Conciliación a tres vías La conciliación a tres vías es un control de cuentas por pagar en el que la empresa compara la orden de compra, el registro de recepción de la mercancía y la factura del proveedor antes de pagar.
- Aprobación de facturas La aprobación de facturas es el proceso con el que un comprador revisa y autoriza la factura de un proveedor antes de programar su pago.
- Uso del CFDI El uso del CFDI es la clave obligatoria que indica para qué utilizará el receptor la factura en su contabilidad o en su declaración, por ejemplo gastos en general, adquisición de mercancías u honorarios médicos.
- Régimen fiscal El régimen fiscal es la categoría del SAT en la que tributa cada contribuyente en México según su tipo de persona y su actividad, y define qué impuestos paga, cómo calcula el ISR y qué obligaciones tiene.
Esta página es solo informativa y no constituye asesoría legal, fiscal ni financiera. Las normas cambian y varían según el lugar, así que consulta a un abogado o contador calificado sobre tu caso.