Definición
La aprobación de facturas es el proceso con el que un comprador revisa y autoriza la factura de un proveedor antes de programar su pago. Suele incluir cotejarla con la orden de compra, confirmar la entrega y obtener el visto bueno del responsable del presupuesto. Los retrasos en esta etapa son una causa frecuente de pagos tardíos.
También llamado: Flujo de aprobación de facturas, Conformidad de facturas, Validación de facturas, Invoice approval
Aprobación de facturas en la práctica
Facilita la aprobación incluyendo el número de orden de compra, el nombre de quien pidió el trabajo, una descripción clara de lo entregado y los datos fiscales correctos. Pregunta a los clientes nuevos quién aprueba las facturas y qué necesitan ver.
En México muchas empresas grandes entregan un contrarrecibo al recibir la factura, con la fecha en que se pagará, y solo reciben facturas ciertos días. Si el cliente rechaza un CFDI por un dato fiscal incorrecto, como el régimen fiscal o el código postal, tendrás que cancelarlo y emitir uno nuevo, y la aprobación vuelve a empezar.
En España, la Ley 3/2004 limita a 30 días el procedimiento de aceptación o comprobación de los bienes o servicios y fija un plazo máximo de pago de 60 días entre empresas, por lo que una aprobación interna lenta no justifica pagar más tarde.
Preguntas frecuentes
¿Cómo sé en qué punto de la aprobación está mi factura?
Pregunta a tu contacto quién la aprueba y luego escribe a cuentas por pagar con el número de factura. Muchas empresas grandes tienen un portal de proveedores donde se ve el estado de cada factura.
¿Qué es un contrarrecibo?
Es un comprobante que entregan muchas empresas en México al recibir tu factura. Confirma que la recibieron e indica la fecha programada de pago. Guárdalo, porque es tu referencia para reclamar si el pago no llega.
Términos relacionados
- Conciliación a tres vías La conciliación a tres vías es un control de cuentas por pagar en el que la empresa compara la orden de compra, el registro de recepción de la mercancía y la factura del proveedor antes de pagar.
- Número de orden de compra El número de orden de compra es el identificador único de la orden que emite el comprador antes de una compra.
- Cuentas por pagar Las cuentas por pagar son el total que una empresa debe a sus proveedores por bienes y servicios recibidos que todavía no ha pagado.
- Orden de compra Una orden de compra es el documento con el que un comprador pide formalmente a un proveedor bienes o servicios con precios, cantidades y fechas acordados.
- Condiciones de pago Las condiciones de pago son las reglas de una factura que indican cuándo y cómo debe pagar el cliente.
- Constancia de situación fiscal La constancia de situación fiscal es el documento que emite el SAT con los datos fiscales de un contribuyente en México: nombre o razón social, RFC, CURP en su caso, domicilio fiscal, régimen o regímenes, actividades económicas y obligaciones.
Esta página es solo informativa y no constituye asesoría legal, fiscal ni financiera. Las normas cambian y varían según el lugar, así que consulta a un abogado o contador calificado sobre tu caso.