Definición
Una orden de compra es el documento con el que un comprador pide formalmente a un proveedor bienes o servicios con precios, cantidades y fechas acordados. Cuando el proveedor la acepta, se convierte en un pedido vinculante. Su número se cita después en la factura del proveedor para que el área de cuentas por pagar pueda conciliarlas.
También llamado: Purchase order, OC, Pedido de compra, Orden de pedido
Orden de compra en la práctica
Las órdenes de compra dan al comprador control del gasto y un rastro documental. Muchas empresas grandes no pagan una factura que no haga referencia a una orden aprobada, así que pídela antes de empezar a trabajar con clientes corporativos.
Una orden de compra incluye los datos del comprador y del proveedor, un número único, las partidas con cantidades y precios unitarios, la dirección y fecha de entrega, la forma de envío y las condiciones de pago.
En México, el número de orden de compra suele anotarse en el CFDI, en la descripción o en una addenda que exigen algunas cadenas comerciales, y muchas empresas entregan un contrarrecibo con la fecha de pago al recibir la factura. En España se habla también de pedido o pedido de compra.
Ejemplo
Una agencia de marketing de Ciudad de México emite la OC-2026-0031 a una imprenta por 5,000 folletos a $8 MXN cada uno. La imprenta anota OC-2026-0031 en su CFDI y la agencia lo aprueba sin retrasos.
Preguntas frecuentes
¿Una orden de compra es un contrato?
Cuando el proveedor la acepta, en general sí: obliga al comprador a pagar lo pedido y al proveedor a entregarlo en las condiciones indicadas.
¿Tengo que poner el número de orden de compra en la factura?
Si el cliente emitió una, sí. Muchas áreas de cuentas por pagar rechazan las facturas sin un número de orden que coincida, y en México algunas empresas te pedirán cancelar el CFDI y emitirlo de nuevo con el dato correcto.
Términos relacionados
- Número de orden de compra El número de orden de compra es el identificador único de la orden que emite el comprador antes de una compra.
- Factura Una factura es el documento que un vendedor emite al comprador para dejar constancia de una venta de bienes o servicios y solicitar su pago.
- Factura comercial Una factura comercial es la factura que acompaña un envío internacional de mercancías y que la aduana usa para determinar el valor de los bienes y calcular aranceles e impuestos.
- Cuentas por pagar Las cuentas por pagar son el total que una empresa debe a sus proveedores por bienes y servicios recibidos que todavía no ha pagado.
- Pedido de venta Un pedido de venta es el documento que el vendedor crea para confirmar el pedido de un cliente, con los productos o servicios, cantidades, precios y condiciones de entrega que se compromete a cumplir.
- Conciliación a tres vías La conciliación a tres vías es un control de cuentas por pagar en el que la empresa compara la orden de compra, el registro de recepción de la mercancía y la factura del proveedor antes de pagar.
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