Definición
La conciliación a tres vías es un control de cuentas por pagar en el que la empresa compara la orden de compra, el registro de recepción de la mercancía y la factura del proveedor antes de pagar. Cantidades, precios y condiciones deben coincidir en los tres documentos. Si no coinciden, la factura queda retenida hasta aclarar la diferencia, lo que evita pagar de más o pagar lo no recibido.
También llamado: Triple conciliación, Cotejo de pedido, albarán y factura, Conciliación a dos vías, Three-way match
Conciliación a tres vías en la práctica
En España se habla de cuadrar pedido, albarán y factura; en México, orden de compra, entrada de almacén o acuse de recepción y CFDI. Las empresas grandes lo hacen de forma automática, y si tu factura no cita el número de pedido, usa otra unidad de medida o cobra más unidades de las recibidas, queda bloqueada sin que nadie te avise.
Para cobrar a tiempo, copia exactamente del pedido el número, las descripciones, las unidades y los precios, y factura solo lo entregado. En México revisa además que el uso de CFDI y el método de pago coincidan con lo que pide el cliente. Si el pedido cambió, pide que lo modifiquen antes de facturar.
La conciliación a dos vías compara solo pedido y factura, y es habitual en servicios, donde no hay una entrega física que registrar.
Ejemplo
Un pedido es de 100 cajas a 240 pesos. El almacén del cliente en Puebla recibe 96 y el proveedor factura 100. La conciliación falla, y el cliente paga solo 96 cajas después de que el proveedor cancele el CFDI y lo sustituya por uno corregido.
Preguntas frecuentes
¿Por qué mi factura está atascada en el proceso de aprobación del cliente?
A menudo porque no coincide con el pedido o con la recepción. Compara número de pedido, cantidades, precios e impuestos con la orden de compra y pregunta a cuentas por pagar qué falló exactamente.
¿Las facturas de servicios pasan por conciliación a tres vías?
Normalmente se cotejan a dos vías contra el pedido, a veces con la aprobación de un responsable o una hoja de horas firmada en lugar del registro de recepción.
Términos relacionados
- Orden de compra Una orden de compra es el documento con el que un comprador pide formalmente a un proveedor bienes o servicios con precios, cantidades y fechas acordados.
- Número de orden de compra El número de orden de compra es el identificador único de la orden que emite el comprador antes de una compra.
- Lista de empaque Una lista de empaque es un documento que va dentro de un envío y enumera los artículos y cantidades que contiene el paquete.
- Albarán Un albarán es el documento que acompaña la entrega de mercancías y enumera los artículos y cantidades suministrados.
- Cuentas por pagar Las cuentas por pagar son el total que una empresa debe a sus proveedores por bienes y servicios recibidos que todavía no ha pagado.
- Aprobación de facturas La aprobación de facturas es el proceso con el que un comprador revisa y autoriza la factura de un proveedor antes de programar su pago.
Esta página es solo informativa y no constituye asesoría legal, fiscal ni financiera. Las normas cambian y varían según el lugar, así que consulta a un abogado o contador calificado sobre tu caso.