Definisi
Surat jalan adalah dokumen yang menyertai pengiriman barang dan mencantumkan jenis serta jumlah barang yang dikirim. Penerima menandatanganinya sebagai tanda barang sudah tiba, dan salinan yang ditandatangani menjadi bukti serah terima. Surat jalan tidak memuat harga dan menjadi dokumen pendukung faktur yang menyusul.
Disebut juga: Delivery note, Surat pengantar barang, Bukti serah terima barang
Buat faktur pertama Anda dalam hitungan menit.
Gratis untuk memulai, tanpa kartu kredit.
Buat faktur gratis →Surat jalan dalam praktik
Surat jalan sangat umum di Indonesia, dari distributor bahan bangunan sampai pemasok pabrik. Biasanya dibuat rangkap beberapa: satu untuk penerima, satu untuk sopir atau ekspedisi, dan satu kembali ke pengirim setelah ditandatangani dan dicap.
Simpan surat jalan bertanda tangan bersama fakturnya. Bila klien kemudian mengatakan barang tidak pernah sampai, tanda tangan, nama jelas, dan tanggal pada surat jalan biasanya menjadi bukti terkuat Anda.
Saat tukar faktur, bagian keuangan perusahaan klien hampir selalu meminta surat jalan yang sudah ditandatangani, bersama faktur dan PO.
Pertanyaan yang sering diajukan
Haruskah nomor surat jalan dicantumkan di faktur?
Ya, bila memungkinkan. Mencantumkan nomor atau tanggal surat jalan di faktur memudahkan klien mencocokkan tagihan dengan barang yang sudah mereka terima, sehingga persetujuan pembayaran lebih cepat.
Apa yang harus dilakukan bila barang yang diterima kurang atau rusak?
Penerima sebaiknya menulis catatan di surat jalan sebelum menandatanganinya, misalnya jumlah yang kurang atau kemasan yang rusak. Penjual lalu menagih sesuai barang yang diterima dengan baik, atau menerbitkan nota kredit bila faktur sudah terbit.
Istilah terkait
- Packing list Packing list adalah dokumen yang menyertai kiriman dan mencantumkan barang serta jumlah di dalam setiap kemasan.
- Faktur Faktur adalah dokumen yang dikirim penjual kepada pembeli untuk meminta pembayaran atas barang atau jasa yang sudah diserahkan.
- Purchase order (PO) Purchase order (PO) adalah dokumen resmi yang dikirim pembeli kepada pemasok untuk memesan barang atau jasa dengan harga, jumlah, dan jadwal pengiriman yang disepakati.
- Three-way matching Three-way matching adalah kontrol utang usaha di mana perusahaan membandingkan purchase order, dokumen penerimaan barang, dan invoice pemasok sebelum membayar.
- Sales order (SO) Sales order (SO) adalah dokumen penjual yang mengonfirmasi pesanan pelanggan beserta produk, jumlah, harga, dan syarat pengiriman yang disanggupi.
Halaman ini hanya berisi informasi umum dan bukan nasihat hukum, pajak, atau keuangan. Aturan dapat berubah dan berbeda di setiap tempat, jadi konsultasikan situasi Anda dengan pengacara atau akuntan yang berkualifikasi.