Definición
Una plantilla de factura es un diseño predefinido que fija dónde aparecen los datos del negocio, los datos del cliente, los conceptos, los totales y las condiciones de pago. Usar una plantilla garantiza que cada factura esté completa, sea coherente y tenga un aspecto profesional, y te permite añadir tu logotipo y tus colores.
También llamado: Modelo de factura, Formato de factura, Invoice template
Plantilla de factura en la práctica
Una buena plantilla se entiende de un vistazo: el total y la fecha de vencimiento destacan, los conceptos están alineados y las instrucciones de pago son fáciles de encontrar. Elige un diseño pensado para tu tamaño de papel, normalmente A4 en España y carta en México, y úsalo en todas tus facturas.
En España, la plantilla debe recoger los datos que exige el Reglamento de facturación: número y serie, fecha, nombre y NIF de emisor y destinatario, domicilios, descripción, base imponible, tipo y cuota de IVA y total. Los sistemas informáticos de facturación adaptados al nuevo reglamento añaden además un código QR.
En México la plantilla es solo la representación impresa del CFDI. El documento con validez fiscal es el XML timbrado, y el PDF debe mostrar datos como el folio fiscal, los sellos digitales y la cadena original del complemento de certificación.
Preguntas frecuentes
¿Qué debe incluir una plantilla de factura?
Campos para tus datos y los del cliente, número y fecha de factura, condiciones de pago, conceptos con cantidad y precio unitario, base imponible, impuestos, descuentos, total, notas e instrucciones de pago, además de los datos fiscales que exija tu país.
¿Puedo facturar con una plantilla de Word o Excel?
En México no basta: necesitas emitir un CFDI timbrado por un PAC o desde el portal del SAT. En España se puede, aunque la factura electrónica obligatoria entre empresas y los requisitos de los sistemas de facturación hacen cada vez más recomendable un programa adaptado.
Términos relacionados
- Factura Una factura es el documento que un vendedor emite al comprador para dejar constancia de una venta de bienes o servicios y solicitar su pago.
- Partida Una partida es cada línea de una factura que describe un producto o servicio, con su cantidad, su precio unitario y su importe.
- Catálogo de productos y servicios Un catálogo de productos y servicios es una lista guardada de lo que vende un negocio, cada artículo con su descripción estándar, precio unitario y tratamiento fiscal, que se usa para añadir conceptos a facturas y presupuestos de forma rápida y coherente.
- Factura en PDF Una factura en PDF es una factura guardada en formato de documento portátil, de modo que se ve igual en cualquier dispositivo, no se edita con facilidad y es sencilla de enviar por correo, imprimir y archivar.
- CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet) El CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet) es la factura electrónica obligatoria en México, un archivo XML que un proveedor de certificación autorizado (PAC) valida y timbra para que tenga validez fiscal.
- VERI*FACTU VERI*FACTU es el nombre con el que se conocen en España los requisitos que deben cumplir los programas de facturación para generar registros inalterables y trazables de cada factura, y en concreto la modalidad en la que esos registros se envían automáticamente a la Agencia Tributaria al emitir cada factura.
Esta página es solo informativa y no constituye asesoría legal, fiscal ni financiera. Las normas cambian y varían según el lugar, así que consulta a un abogado o contador calificado sobre tu caso.