Definición
Una factura en PDF es una factura guardada en formato de documento portátil, de modo que se ve igual en cualquier dispositivo, no se edita con facilidad y es sencilla de enviar por correo, imprimir y archivar. Es la forma más común de entregar facturas, aunque en varios países hispanohablantes el documento con validez fiscal es un XML.
También llamado: Factura PDF, Representación impresa, PDF invoice
Factura en PDF en la práctica
Nombra los archivos de forma predecible, por ejemplo Factura-F2026-0042-Cliente.pdf, para que tú y el cliente los encuentren después. Guarda una copia de cada factura enviada: en España, al menos durante el plazo de prescripción fiscal de cuatro años (seis a efectos mercantiles), y en México, cinco años.
En México el PDF es la representación impresa del CFDI; lo que vale ante el SAT es el XML timbrado, así que envía siempre ambos archivos. En Colombia ocurre algo parecido con la representación gráfica de la factura electrónica de la DIAN.
En España una factura en PDF enviada por correo es válida si el cliente acepta recibirla así y se garantizan su autenticidad e integridad. Con la factura electrónica obligatoria entre empresas, el PDF pasará a ser un complemento del formato estructurado.
Preguntas frecuentes
¿Una factura en PDF es legalmente válida?
En España, sí, si contiene todos los datos obligatorios; en Argentina, si refleja una factura electrónica con su CAE. En México y Colombia el PDF solo es una representación del XML, que es el documento con validez fiscal.
¿Puedo editar una factura en PDF que ya envié?
No. Si hay un error, emite una factura rectificativa en España, cancela o sustituye el CFDI en México, o emite una nota de crédito en otros países. Editar el PDF rompe la correspondencia con tus registros y con lo declarado.
Términos relacionados
- Factura Una factura es el documento que un vendedor emite al comprador para dejar constancia de una venta de bienes o servicios y solicitar su pago.
- Factura electrónica La factura electrónica es una factura emitida y recibida en un formato electrónico estructurado, normalmente XML, que los sistemas del cliente y de la administración tributaria pueden procesar automáticamente, a diferencia de un PDF o un papel que hay que leer y capturar a mano.
- Plantilla de factura Una plantilla de factura es un diseño predefinido que fija dónde aparecen los datos del negocio, los datos del cliente, los conceptos, los totales y las condiciones de pago.
- CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet) El CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet) es la factura electrónica obligatoria en México, un archivo XML que un proveedor de certificación autorizado (PAC) valida y timbra para que tenga validez fiscal.
- Factura rectificativa Una factura rectificativa es la factura que se emite en España para corregir o anular una factura ya expedida, por errores, devoluciones, descuentos posteriores u otras causas que modifican la base imponible.
Esta página es solo informativa y no constituye asesoría legal, fiscal ni financiera. Las normas cambian y varían según el lugar, así que consulta a un abogado o contador calificado sobre tu caso.