Definición
La pista de auditoría es el registro cronológico que muestra quién creó, modificó, envió o anuló cada documento u operación financiera, y cuándo. En facturación abarca ediciones, cambios de estado, cobros registrados y correos enviados. Una pista completa ayuda a resolver disputas y permite a contadores e inspectores comprobar que los registros son fiables.
También llamado: Rastro de auditoría, Registro de actividad, Historial de cambios, Trazabilidad, Audit trail
Pista de auditoría en la práctica
En España, la Ley Antifraude prohíbe el software que permite alterar o borrar registros de facturación sin dejar rastro, y el reglamento de sistemas informáticos de facturación (Verifactu) exige que cada registro sea íntegro, trazable e inalterable. Las facturas y los libros deben conservarse al menos durante el plazo de prescripción fiscal, de cuatro años, y la documentación mercantil durante seis.
En México, un CFDI emitido no se borra: si hay un error, se cancela ante el SAT indicando el motivo y, cuando corresponde, con la aceptación del receptor, y el folio fiscal queda registrado. La contabilidad y sus comprobantes deben conservarse, en general, cinco años.
Preguntas frecuentes
¿Por qué no debo borrar nunca una factura emitida?
Porque rompe la numeración correlativa y la pista de auditoría, algo que levanta sospechas en una inspección. En España emite una factura rectificativa; en México cancela el CFDI con su motivo o emite uno de egreso. Así el historial sigue visible.
¿Qué debe registrar una buena pista de auditoría?
Quién hizo cada cambio, cuándo, qué valor había antes y cuál después, además de envíos, cobros y anulaciones. Lo ideal es que el propio sistema la genere y que nadie pueda editarla.
Términos relacionados
- Factura anulada Una factura anulada es una factura que se deja sin efecto, de modo que ya no cuenta como cobro pendiente ni como ingreso.
- Asiento contable Un asiento contable es el registro de una operación en la contabilidad de un negocio, con la fecha, las cuentas afectadas, los importes del debe y del haber y una breve descripción.
- Número de factura El número de factura es el identificador único que se asigna a cada factura para poder rastrearla, citarla en los pagos y auditarla.
- Conciliación bancaria La conciliación bancaria es el proceso de emparejar los pagos que recibes en el banco con las facturas que liquidan y comprobar que tus registros de facturación coinciden con tus movimientos bancarios.
- VERI*FACTU VERI*FACTU es el nombre con el que se conocen en España los requisitos que deben cumplir los programas de facturación para generar registros inalterables y trazables de cada factura, y en concreto la modalidad en la que esos registros se envían automáticamente a la Agencia Tributaria al emitir cada factura.
- TicketBAI TicketBAI es el sistema de control de la facturación de las haciendas forales del País Vasco, que obliga a empresas y autónomos de Álava, Bizkaia y Gipuzkoa a emitir sus facturas con un software que firma cada factura, le añade un código QR y un identificador, y envía la información a la hacienda foral correspondiente.
- Folio fiscal El folio fiscal es el identificador único universal (UUID) que el PAC asigna a cada CFDI al timbrarlo y que lo identifica ante el SAT de forma inequívoca.
Esta página es solo informativa y no constituye asesoría legal, fiscal ni financiera. Las normas cambian y varían según el lugar, así que consulta a un abogado o contador calificado sobre tu caso.