Definición
La gestión de cobro es el proceso sistemático de comunicarte con clientes que tienen facturas vencidas, normalmente con una secuencia de recordatorios cada vez más firmes: un aviso amable poco después del vencimiento, seguimientos más directos y, al final, un requerimiento formal. Los recordatorios automáticos por correo son una función habitual del software de facturación.
También llamado: Recordatorios de pago, Reclamación de pago, Seguimiento de cobro, Dunning
Gestión de cobro en la práctica
Una buena secuencia es predecible y cortés. Cada mensaje repite el número de factura, el importe y la fecha de vencimiento, adjunta la factura y facilita el pago. Escalar debe ser una política, no una reacción emocional.
En España, el último paso antes de reclamar judicialmente suele ser un burofax con certificación de contenido, que deja constancia fehaciente del requerimiento. Entre empresas, la Ley 3/2004 de lucha contra la morosidad permite reclamar intereses de demora y una indemnización de 40 euros por costes de cobro.
En México es habitual cerrar la secuencia con una carta de requerimiento de pago enviada con acuse de recibo o con una interpelación ante notario o corredor público, que sirve como prueba si después acudes a juicio.
Preguntas frecuentes
¿Cuántos recordatorios debo enviar?
Tres es lo habitual: unos días después del vencimiento, a las dos semanas y hacia los 30 días de retraso. Después, una llamada o una carta formal suele funcionar mejor que otro correo.
¿Puedo cobrar intereses por pago tardío?
En España, entre empresas, la Ley 3/2004 permite cobrar intereses de demora aunque no se hayan pactado, más 40 euros por costes de cobro. En México conviene pactar el interés moratorio en el contrato; si no se pacta, en operaciones mercantiles solo puede reclamarse el interés legal.
Términos relacionados
- Factura vencida Una factura vencida es una factura que no se ha pagado en su fecha de vencimiento.
- Recargo por mora El recargo por mora es un cargo que se añade a una factura cuando el cliente paga después de la fecha de vencimiento.
- Cobranza La cobranza es la etapa en la que se persigue una factura impagada después de que los recordatorios normales han fallado, mediante un requerimiento formal, una agencia de recobro o una acción judicial.
- Antigüedad de saldos La antigüedad de saldos es un informe que agrupa las facturas pendientes de cobro según el tiempo que llevan sin pagarse, normalmente en tramos como al corriente, de 1 a 30 días, de 31 a 60, de 61 a 90 y más de 90 días de retraso.
- Pago en parcialidades El pago en parcialidades es un esquema en el que el cliente liquida una sola factura o compra mediante varios pagos programados en fechas acordadas.
- Condiciones de pago Las condiciones de pago son las reglas de una factura que indican cuándo y cómo debe pagar el cliente.
Esta página es solo informativa y no constituye asesoría legal, fiscal ni financiera. Las normas cambian y varían según el lugar, así que consulta a un abogado o contador calificado sobre tu caso.