Definición
La cancelación contable consiste en dar de baja de las cuentas por cobrar un saldo que no se va a cobrar o que decides perdonar, y registrarlo como gasto. Se usa para deudas incobrables, pequeños restos que no vale la pena reclamar y ajustes de buena voluntad tras una disputa con el cliente.
También llamado: Baja de saldo, Castigo de cartera, Dar de baja una deuda, Write-off
Cancelación contable en la práctica
No es lo mismo que una nota de crédito. La nota de crédito (en México, un CFDI de egreso; en España, una factura rectificativa) reduce lo que el cliente debe por un motivo acordado y corrige también el impuesto. La cancelación contable elimina un saldo que el cliente sigue debiendo legalmente pero que decides no perseguir, y por sí sola no recupera el IVA.
En España se suele registrar en la cuenta 650 Pérdidas de créditos comerciales incobrables, o contra el deterioro dotado antes. En Colombia, Chile y otros países andinos se habla de castigo de cartera.
No la confundas con la cancelación de un CFDI ante el SAT, que anula el comprobante fiscal y tiene sus propias reglas y motivos.
Preguntas frecuentes
¿Debo cancelar saldos pequeños sin pagar?
Sí, cuando reclamarlos cuesta más que su importe. Fija un umbral, por ejemplo 200 pesos o 10 euros, y da de baja lo que quede por debajo tras un recordatorio. Ten en cuenta que la deducción fiscal puede exigir requisitos adicionales.
¿Cancelar contablemente una deuda significa renunciar a ella?
No necesariamente. Es un registro interno: el cliente sigue debiendo el importe y puedes cobrarlo si más adelante paga. En ese caso registras el cobro como un ingreso por recuperación.
Términos relacionados
- Cuentas incobrables Una cuenta incobrable es el importe de una factura que el negocio concluye que no podrá cobrar, normalmente porque el cliente cerró, desapareció o se niega a pagar y reclamar judicialmente no compensa.
- Nota de crédito Una nota de crédito es un documento que el vendedor emite para reducir o anular el importe de una factura ya emitida, por devoluciones, descuentos posteriores, bonificaciones o errores de cobro.
- Cuentas por cobrar Las cuentas por cobrar son el dinero que tus clientes te deben por facturas ya emitidas que todavía no han pagado.
- Estimación para cuentas incobrables La estimación para cuentas incobrables es el cálculo de la parte de las cuentas por cobrar que probablemente no se cobrará, registrada como una reducción del saldo de clientes en el balance.
- Factura rectificativa Una factura rectificativa es la factura que se emite en España para corregir o anular una factura ya expedida, por errores, devoluciones, descuentos posteriores u otras causas que modifican la base imponible.
- Asiento contable Un asiento contable es el registro de una operación en la contabilidad de un negocio, con la fecha, las cuentas afectadas, los importes del debe y del haber y una breve descripción.
Esta página es solo informativa y no constituye asesoría legal, fiscal ni financiera. Las normas cambian y varían según el lugar, así que consulta a un abogado o contador calificado sobre tu caso.