Definición
La firma electrónica en una factura, presupuesto o contrato es un dato electrónico que identifica a quien emite o aprueba el documento, desde una imagen de la firma manuscrita hasta una firma avanzada basada en un certificado digital. En los presupuestos, la firma del cliente deja constancia de que acepta el precio y las condiciones.
También llamado: Firma digital, Certificado digital, e.firma, FIEL, Digital signature
Firma electrónica en la práctica
En la Unión Europea, el Reglamento eIDAS distingue la firma electrónica simple, la avanzada y la cualificada, que equivale a la firma manuscrita. En España, el certificado digital de la FNMT o el DNI electrónico permiten firmar documentos y hacer trámites con la Agencia Tributaria.
En México, la e.firma (antes FIEL) que emite el SAT es una firma electrónica avanzada con la que se hacen trámites fiscales. Los CFDI no se firman con la e.firma, sino con un certificado de sello digital (CSD) que se solicita usando la e.firma.
En el día a día de una pyme, una firma simple, como aceptar un presupuesto con un clic o firmar en pantalla, suele ser suficiente. La firma avanzada o cualificada solo es necesaria en trámites regulados.
Preguntas frecuentes
¿Las facturas tienen que ir firmadas?
En general, no. En España una factura es válida sin firma si se garantizan su autenticidad e integridad, y en México el CFDI se valida con su sello digital y el timbre del PAC. La firma es más útil en presupuestos y contratos.
¿Qué diferencia hay entre la e.firma y el CSD?
La e.firma identifica a la persona o empresa en trámites ante el SAT. El certificado de sello digital (CSD) se usa solo para sellar facturas. Necesitas la e.firma para solicitar el CSD, y puedes tener varios CSD, por ejemplo uno por sucursal.
Términos relacionados
- Cotización Una cotización es un documento que ofrece al cliente un precio cerrado por bienes o servicios concretos antes de empezar el trabajo.
- Factura Una factura es el documento que un vendedor emite al comprador para dejar constancia de una venta de bienes o servicios y solicitar su pago.
- Presupuesto Un presupuesto es un documento que le da al cliente el precio previsto de unos bienes o servicios antes de empezar el trabajo.
- CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet) El CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet) es la factura electrónica obligatoria en México, un archivo XML que un proveedor de certificación autorizado (PAC) valida y timbra para que tenga validez fiscal.
- PAC (Proveedor de Certificación Autorizado) Un PAC es una empresa autorizada por el SAT para validar los CFDI que emiten los contribuyentes, asignarles un folio fiscal y sellarlos con el timbre fiscal digital, sin el cual la factura no tiene validez.
- Factura electrónica La factura electrónica es una factura emitida y recibida en un formato electrónico estructurado, normalmente XML, que los sistemas del cliente y de la administración tributaria pueden procesar automáticamente, a diferencia de un PDF o un papel que hay que leer y capturar a mano.
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