Definición
La facturación masiva consiste en crear y enviar muchas facturas a la vez, normalmente según un calendario fijo, en lugar de una por una. La usan negocios que cobran servicios similares a muchos clientes, como cuotas mensuales, membresías o mantenimientos, y ahorra horas de captura repetitiva en cada ciclo de facturación.
También llamado: Facturación por lotes, Emisión masiva de facturas, Batch invoicing
Facturación masiva en la práctica
Un lote suele partir de una lista de clientes y una plantilla: los mismos conceptos, tarifas, condiciones y fecha de envío para todos, con los datos de cada cliente, como nombre, domicilio fiscal y cantidad, rellenados automáticamente.
Revisa el lote antes de enviarlo. Una tarifa o una fecha equivocada en la plantilla se copia en todas las facturas, y corregir decenas de facturas enviadas significa decenas de facturas rectificativas o CFDI cancelados.
En México, cada factura del lote es un CFDI que debe timbrarse por separado con los datos fiscales de cada receptor. No hay que confundirla con la factura global, que agrupa en un solo CFDI las ventas al público en general sin datos del cliente.
Ejemplo
Una empresa de jardinería de Madrid factura cada mes la cuota de mantenimiento a 140 comunidades de vecinos. El día 1 lanza un lote con la lista de clientes y el plan de cada uno, revisa los totales y envía las 140 facturas en pocos minutos.
Preguntas frecuentes
¿Qué diferencia hay entre la facturación masiva y las facturas recurrentes?
Las facturas recurrentes se repiten para un mismo cliente según un calendario. La facturación masiva crea facturas para muchos clientes en una sola ejecución. Muchos negocios combinan ambas.
¿Cada factura del lote puede tener un importe distinto?
Sí. Los lotes comparten plantilla, pero pueden tomar cantidades, tarifas o consumos de cada cliente, de modo que cada factura refleja lo que debe ese cliente.
Términos relacionados
- Factura recurrente Una factura recurrente es la que se genera de forma automática cada cierto periodo, como cada mes o cada año, con el mismo cliente, conceptos y condiciones.
- Ciclo de facturación El ciclo de facturación es el intervalo regular con el que un negocio emite facturas por servicios continuos, como cada semana, cada mes o cada trimestre.
- Factura consolidada Una factura consolidada agrupa varios pedidos, entregas o periodos de servicio de un mismo cliente en una sola factura con un único total.
- Plantilla de factura Una plantilla de factura es un diseño predefinido que fija dónde aparecen los datos del negocio, los datos del cliente, los conceptos, los totales y las condiciones de pago.
- Domiciliación de pagos La domiciliación de pagos es el acuerdo por el que un cliente autoriza a un negocio a cargar automáticamente su tarjeta o su cuenta bancaria cada vez que vence una factura.
- Factura global Una factura global es el CFDI con el que un contribuyente mexicano ampara en un solo comprobante las ventas al público en general que no pidieron factura.
Esta página es solo informativa y no constituye asesoría legal, fiscal ni financiera. Las normas cambian y varían según el lugar, así que consulta a un abogado o contador calificado sobre tu caso.